Organisasi Formal

AINAA LIYANA BINTI MUSLIMIN

D20191088695

Organisasi Formal

Organisasi formal adalah organisasi yang terdiri daripada dua atau lebih orang yang bersatu atau bergabung untuk mencapai satu matlamat secara sedar dan mewujudkan kerja yang rasional. Contoh: sekolah, negara, dan sebagainya.

Organisasi formal juga ditubuhkan untuk satu organisasi yang besar dan mempunyai banyak cabang. Kebaikan disebalik organisai formal adalah organisasi ini terdiri daripada saluran komunikasi, pengawasan hubungan, dan pembahagian kerja. Aspek-aspek ini mampu memudahkan satu organisasi untuk terus beroperasi.

Pembahagian tugas digambarkan dengan jelas . unit serta sub-unit disusun mengikut hierarki. Organisasi formal juga mempunyai salura-saluran yang jelas dalam melakukan interaksi antara satu sama lain. Setiap individu dalam organisasi mengetahui kedudukan dan tugasan masing-masing. Organisasi formal menggunakan pendekatan logical atau rasional dengan menegaskan pengkhususan tugasan, prosedur-prosedur kerja yang sama dan rangkaian arahan yang tersusun.

Daripada sudut lain pula, organisasi formal perlu diatur dan diurus sesuai dengan struktur, dan biasanya apabila organisasi formal ini berkembang maka semakin banyak halangan birokrasi didalamnya.

Kelemahan organisasi formal adalah memberi seikit peluang atau tidak memberi peluang langsung kepada individu meluahkan pandangan tentang objektif dan tujuan organisasi. Keperluan psikologikal kakitangan tidak dipenuhi secara terancang tetapi secara kebetulan. Kelemahan terakhir organisasi formal adalah menyebabkan pengasingan kumpulan dan tidak meransang kakitangan menjadi kreatif.

.....................................................................................................................................................

Ciri-ciri organisasi formal

1.   -Organisasi formal merangkumi kaitan hubungan antara posisi-posisi yang telah ditetapkan, dimana dasar organisasi formal adalah posisi atau jabatan .

2.   -Matlamat yang telah ditentukan organisasi akan dibahagikan menjadi tugasan yang lebih mudah melalui pembahagian setiap jabatan yang berkaitan dan bersesuaian dalam mencapai matlamat sebenar organisasi.

3.    - Setiap organisasi formal akan membahagikan tugasan mengikut kepakaran individu masing-masing.

4.  -Organisasi formal akan dibahagikan menerusi pembahagian hierarki dimana setiap individu mempunyai tanggungjawab terhadap orang atasannya dan bertindak membuat keputusan terhadap oleh bawahannya dan diri sendiri.

5. -Terdapat prosedur yang tegas dalam mengatur segala aktiviti dan fungsi setiap jabatan di dalam organisasi.

6.  -Peraturan dan prosedur yang ditetapkan dalam organisasi bersifat formal dan personal.

7.  -Penerapan sistem disiplin diterapkan dalam peraturan, prosedur, dan kepakaran di dalam organisasi.

8.  -Setiap ahli organisasi tidak dibenarkan mencampurkan urusan peribadi dengan tugasan dan tanggungjawab dalam organisasi.

9.  -Proses perekrutan dan pemilihan  pekerja di organisasi formal berdasarkan kualifikasi yang dimiliki dan tidak berkaitan dengan hubungan politik, keluarga, atau yang berkaitan.

 -10. Walaupun tanggungjawab dan tugasan birokrasi berkaitan dengan keahlian dalam organisasi namun setiap individu layak naik pangkat berdasarkan prestasi kerja dan dianggap ahli senior dalam satu organisasi formal.

.........................................................................................................................................................

Jenis-jenis struktur organisasi dalam syarikat

1. Struktur Oraganisasi Fungsional

- struktur ini merupakan jenis struktur organisasi ini adalah yang paling umum dalam satu organisasi. Hal ini kerana, pembahagian kerja dilakukan berdasarkan fungsi dan pengurusan masing-masing. sebagai contoh, pengurusan kewangan, pengurusan pemasaran dan sumber daya manusia dan lain.

Setiap pekerja akan dispesifikasikan mengikut kelebihan masing-masing. Oleh itu jenis struktur organisasi ini sangat bagus untuk diterapkan dalam mana-mana organisasi. Kelebihan jenis struktur organisasi ini adalah dapat menekankan jumlah pengeluaran operasi syarikat, memudahkan jabatan pengurusan untuk melaksanakan pengawasan. Namun keburukan jenis struktur organisasi mengehadkan komunikasi antara unit dalam syarikat.

2. Struktur organisasi divisional

- Jenis struktur organisasi dvisional selalunya diterapkan dalam syarikat yang berskala sederhana hingga besar, kerana biasanya operasi akan lebih tinggi berbanding struktur organisasi fungsional. Penerapan struktur organisasi divisional, membantu satu syarikat atau organisasi mengelola organisasi kerana berlakunya pemecahan bahagian-bahagian syarikat kepada bahagian yang lebih kecil dan lebih terperinci. Namun kelemahan bagi jenis struktur ini adalah organisasi perlu mengeluarkan pembiayaan yang lebih kerana terdapat banyak pecahan jabatan yang akan memerlukan dana lebih tinggi untuk diberi kepada pekerja.

3. Struktur Organisasi lini

-Struktur organisasi lini menekankan hubungan antara atasan dengan bawahan iaitu berlaku secara vertikal dan langsung.  Kelebihan menggunakan jenis struktur organisasi ini ialah kesatuan pimpinan terletak pada satu orang sahaja. Namun kelemahannya adalah adanya kebergantungan pada satu orang sahaja. Struktur organisasi lini sesuai untuk organisasi kecil seperti organisasi rukun tetangga.

4. Struktur organisasi lini dan staff

-  Jenis struktur organisasi ini adalah gabungan antara struktur organisasi lini dengan asas komando yang dibantu oleh pegawai. Setiap pegawai atau kaki tangan  berperanan dalam memberikan saran, idea , gagasan baru dan sebagainya. Struktur organisasi ini sangat sesuai untuk dilaksanakan dalam organisasi bersakala kecil kerana ia memiliki kelebihan dari segi disiplin moral . Namun solidariti para pekerja masih kurang kerana antara mereka masih tidak mengenali antara satu sama lain.

5. Struktr organisasi matriks

- jenis struktur organisasi ini  gabungan antar organisasi fungsional dengan struktur organisasi divisional. Hal ini bertujuan untuk saling melengkapi dan menutupi kekurangan yang terdapat pada kedua-dua struktur. Penerapan jenis kedua-dua struktur  organisasi menyebabkan terjadi system komando dimana seorang pekerja akan memberikan laporan kepada dua orang pimpinan iaitu kepada unit kerja divisional dan fungsional. Jenis struktur ini sangat sesuai untuk diterapkan dalam organisasi yang besar . namun kelemahan struktur ini adalah terkadang adanya tuntutan berganda dan menimbulkan kekeliruan.

6. struktur organisasi projek

- jenis struktur organisasi ini sesuai dalam organisasi jawatankuasa. Setiap tugas kepimpinan dan tugas-tugas khusus lain perlu dilaksanakan dan dipertanggungjawabkan secara kolektif oleh sekelompok pejabat yang berjawantankuasa. Kelebihan jenis struktur organisasi ini adalah pelaksanaan pengambilan keputusan yang berlangsung dengan baik keran melalui mesyuarat bersama pemegang saham dengan dewan. Namun kelemahannya adalah terletak pada pengabaian tanggungjawab jika terjadinya masalah

....................................................................................................................................................................

Stuktur yang Jelas pada Organisasi Formal

Struktur organisasi adalah pemudah cara untuk satu organisasi untuk terus dapat beroperasi. Setiap organisasi perlu dikendalikan dengan adanya komunikasi dan interaksi antara orang atasan dan orang bawahan. Hal ini demikian, agar sebuah organisasi dapat mengekalkan momentum dalam mencapai matlamat yang telah ditetapkan oleh organisasi.

Organisasi formal secara khusus dapat digambarkan dalam bentuk hubungan formal dimana tugasan daripada pihak atasan sehinggalah pihak bawahan telah diperincikan dan telah ditetapkan. Rancangan dan struktur oorganisasi telah dibuat agar dapat mewujudkan kerjasama antara jaringan ahli-ahli dalam organisasi. Struktur ini juga boleh digambarkan dengan jalur atau arus komunikasi yang membantu daan mempercepatkan jalan kerja organisasi agar menjadi lebih mudah dan lebih formal.

                                         

Faktor-faktor yang mempengaruhi struktur organisassi formal

Penyusunan dan penetapan organisasi formal dapat dirumuskan berdasarkan beberapa factor. Faktor-faktor ini akan membawa pengaruh yang bear terhadap struktur organisasi formal. Faktor-fartor ttersebut adalah:

1.      1.  Kaedah dalam pencapaian tujuan organisasi

2.       2. Keadaan dalaman organisasi

3.       3.Teknologi

4.      4.Saiz sesuatu organisasi

5.     5.  Ahli-ahli organisasi

...........................................................................................................................................................................

Contoh carta organisasi formal 

rajah 1: carta organisasi sekolah

Rajah 2:  carta organisasi Parlimen Malaysia

Rajah 3: carta organisasi syarikat

Setiap organisasi mempunyai jabatan yang berlainan. hal ini demikian kerana satu organisasi perlu mengetahui jabatan yang diperlukan agar mampu  dan lapat mencapai matlamat organisasi.